料金表、商品カタログ、導入案内など、資料にはページを離れて検討できる便利さがあります。ただ、何が載っているか分からない資料へ、誰もが連絡先を入力してくれるわけではありません。

情報を見てもらう目的と、個別相談へつなげる目的を分けて考えます。すべての資料を同じ受付方法にせず、必要な手間とのバランスを選びましょう。

ボタンの前に、資料で分かることを書く

資料名だけでなく、対象者、主な内容、ページ数の目安、更新日などを添えます。「サービス資料」より、「初めて導入する方向け。流れと料金例を掲載」と説明した方が必要か判断できます。

表紙や見本を置く場合は、配布する内容と一致しているかを確認します。古い価格や終了したプランが見本へ残らないようにしましょう。ファイル形式と大きさの目安も、受け取る前の判断材料になります。

自由に見せる資料と、個別に渡す資料を分ける

基本料金など、多くの人に知ってほしい情報は、入力なしで見られる方法が向く場合があります。個別条件の確認が必要な資料なら、相談を受けてから渡す方法も考えられます。

フォームを設けるなら、配布に必要な項目へ絞り、入力してもらう理由を説明します。資料請求をした人が、その後の営業連絡まで当然に望んでいるとは限りません。情報の取得や連絡の運用は、実際の方針に合わせて明確にしてください。

クリック後の受け取り方を予告する

すぐファイルが開くのか、送信後の画面から取得するのか、メールで届くのかを案内します。メールで送る場合は、自動送信と担当者が確認して送る場合を区別しましょう。

送信後に何も案内がないと、受け取れているか不安になります。完了画面や返信で次の動きを示し、届かない場合の窓口も用意します。スマホで保存・閲覧できるかを試すと、配布する側では気づかない不便を見つけられます。

保管する場所と、資料の版を揃える

サイト、メール、担当者の手元で別のファイルを使うと、古い版が残りやすくなります。基準の保管先と更新者を決め、資料内にも作成日や版を記しておきましょう。

差し替えるときはボタンのリンクだけでなく、説明や見本も確認します。過去に渡した資料は回収できないこともあるため、価格などが変わる情報には、現在の条件を確認できるサイトへの案内を添える方法もあります。

• ✔ 開く前に資料の中身が分かる
• ✔ 入力を求める理由がある
• ✔ 受け取り方が分かる
• ✔ スマホでも閲覧できる
• ✔ 見本と配布ファイルの版が揃っている

資料の入口は、検討に必要な情報へ進む案内です。まずは、その資料を読んだ人に何を分かってほしいかを一つ決めましょう。