PDFは、紙と同じレイアウトで資料を配ったり、保存してもらったりするときに便利です。一方、来店前に料金を一つ確認したい人に、数ページの資料を開いて探してもらうのは負担になることがあります。形式の良し悪しだけで決めず、読む人がその場で何をしたいかから選びましょう。
この記事は、料金の決め方や価格を載せるべきかという話ではありません。すでにある情報を「Webページで読む部分」と「PDFで渡す部分」に整理するための考え方です。
- WebページとPDFが得意な用途の違い
- PDFだけに置かない方がよい情報
- 資料へのリンクを分かりやすくする書き方
- ページと資料の内容を揃える更新手順
「すぐ確かめる情報」はページ内で読めるようにする
営業時間、主なメニュー、代表的な料金、対象者、申込方法などは、ページを開いた時点で確認できると便利です。PDFを開く前の短い説明に、判断に必要な情報を置きましょう。
例えば飲食店なら、代表的な料理と価格帯、提供時間をWebページに掲載し、全メニューの印刷用PDFも添える方法があります。講座なら、対象者・日時・会場・申込方法を本文に書き、詳しい案内資料を別に用意します。資料を開かなければ申し込みの条件が分からない構成は避けたいところです。
| 利用する場面 | 向いている見せ方 |
|---|---|
| 移動中に料金や営業日を確かめる | 画面幅に合わせて読めるWebページ |
| 条件を比較して申し込む | 必要な条件と申込先がまとまったWebページ |
| 印刷して社内で回覧する | 印刷時のレイアウトを整えたPDF |
| 書式をダウンロードして記入する | 用途と記入方法を説明したうえでPDFを提供 |
| 詳しい資料を手元に保存する | 要点をWebで案内し、資料もダウンロードできる形 |
紙面の縮小表示が、スマホで読みにくくなる理由
A4の紙に収まるよう作った資料は、スマートフォンの画面では全体が小さく表示されることがあります。文字を読むたびに拡大し、左右に動かして次の行を探すと、必要な情報を見つけにくくなります。
Webページなら、画面幅に合わせて文章を折り返したり、項目を縦に並べたりできます。ただし、Webに移せば自動的に読みやすくなるわけではありません。横に長すぎる表や、文字の詰まった画像をそのまま置くと、同じ問題が残ります。
PDFも、文字を選択できる形で書き出し、見出しや読み上げ順などを適切に整えることで使いやすくできます。反対に、紙を撮影した画像だけのPDFでは文字情報を扱いにくい場合があります。公開前に、実際の端末で読んでみることが大切です。
PDFリンクには、中身と形式を先に伝える
「詳しくはこちら」だけでは、押した後に何が開くのか分かりません。「講座案内をダウンロード（PDF・4ページ）」のように、内容と形式が伝わる言葉にします。容量が大きい場合はファイルサイズも添えると、通信環境に合わせて判断できます。
資料の概要を一文で添える
誰に向けた、何が載っている資料かを説明します。似た資料が複数あるときほど、違いが分かる案内が必要です。
版と更新日を示す
料金改定や内容変更のある資料は、資料内にも適用日や更新日を記載します。保存済みのファイルだけを見ても、新旧を見分けられるようにします。
リンク先まで確認する
アップロードできたかだけでなく、サイト上のリンクから開いて、正しい資料が表示されるか確認します。ファイル名が似ている旧版との取り違えに気をつけましょう。
Webページは、その場で判断するために。PDFは、持ち帰って使うために。目的を分けると、両方を活かせます。
同じ情報を二重に管理するときの更新ルール
本文とPDFの両方に料金や日程を載せると、片方だけを直してしまうことがあります。原稿の基準を一つ決め、変更が出たらどこを直すか、一覧にしておきましょう。
改定時には、まず正しい内容を確定し、Web本文・PDF・ダウンロードリンクの説明文を一組として更新します。旧資料へのリンクが他のページやメール案内に残っていないかも確認してください。古いPDFを残す必要がある場合は、過去の資料だと分かる位置へ移し、現行版の案内を明確にします。
PDFの一覧を作り、よく見られる資料、更新頻度が高い資料から見直します。
利用者が判断するのに欠かせない情報を、見出しと短い文章でまとめます。
本文の補足としてPDFを案内し、内容・形式・更新日を明記します。
本文とPDFを実際に開き、文字の読みやすさと新旧の一致を確認します。
- 重要な条件をPDFの中だけに置いていない
- リンクの言葉で内容とPDF形式が分かる
- 本文と資料の金額・日付が一致している
- スマートフォンから資料を開いて確認した
- 更新時に直す場所の一覧がある
すべての資料を作り直す必要はありません。まずは、お客様から同じ質問が来るPDFを一つ選び、その答えをページ内に書いてみてください。小さな整理でも、必要な情報へたどり着く手間を減らせます。